De vakanties zijn grotendeels voorbij. De out-of-office mag weer uit, de koffie staat weer aan en je mailbox heeft zich waarschijnlijk niet bepaald rustig gehouden.
Na een vakantie voelt de eerste werkdag vaak alsof je meteen in een rijdende trein moet springen. Er zijn e-mails binnengekomen, Teams-gesprekken doorgegaan, meetings geweest en actiepunten ontstaan. Je wilt snel weer aangehaakt zijn, maar waar begin je?
Microsoft 365 Copilot kan je helpen om niet harder, maar slimmer te starten. Niet door nog meer informatie op je af te vuren, maar juist door overzicht te creëren. Copilot Chat kan samenvattingen maken van onder andere projecten, meetings, e-mails, chats en recente communicatie, zodat je sneller ziet wat er speelt en wat er van jou wordt verwacht.
Van volle inbox naar helder overzicht
De klassieke fout na een vakantie? Je mailbox openen en van boven naar beneden alles proberen weg te werken. Voor je het weet ben je een paar uur verder, heb je vooral gereageerd op wat bovenaan stond en weet je nog steeds niet wat écht belangrijk is.
Copilot helpt je om eerst overzicht te krijgen. Je kunt bijvoorbeeld starten met deze prompt:
Zo begin je niet bij de ruis, maar bij de kern. Wat is belangrijk? Waar moet je iets mee? En wat kan nog even wachten?
Overzicht
Zie sneller wat belangrijk is.
Focus
Zet informatie om naar concrete acties.
Communicatie
Schrijf sneller, duidelijker en persoonlijker.
1. Laat Copilot je mailbox triëren
Niet elke e-mail verdient direct je aandacht. Sommige berichten vragen actie, andere zijn alleen ter informatie en sommige kunnen prima later.
Met Copilot in Outlook kun je e-mailthreads laten samenvatten, conceptmails laten opstellen en ondersteuning krijgen bij toon en duidelijkheid.
Gebruik bijvoorbeeld deze prompt:
Bekijk mijn ongelezen e-mails van de afgelopen twee weken. Maak drie categorieën:
Dit helpt je om sneller keuzes te maken. Je hoeft niet alles meteen te doen. Je moet vooral weten wat vandaag prioriteit heeft.
Vraag wat je écht hebt gemist
Tijdens je vakantie gaat het werk gewoon door. Maar niet alles wat je gemist hebt, is even belangrijk. Copilot kan helpen om de hoofdzaken eruit te filteren.
Probeer deze prompt:
Wat heb ik gemist tijdens mijn afwezigheid dat belangrijk is voor mijn werk? Focus op beslissingen, klantzaken, deadlines, wijzigingen en actiepunten.
Werk je met projecten, klanten of campagnes? Maak de prompt dan concreter:
Wat heb ik gemist tijdens mijn afwezigheid over [project/klant/team]? Geef alleen de belangrijkste beslissingen, actiepunten, deadlines en risico's.
Microsoft noemt vergelijkbare “catch up”-scenario’s, waarbij Copilot berichten over een bepaalde periode kan samenvatten en belangrijke details zoals deliverables, deadlines en actiepunten kan benoemen.
3. Bereid je eerste meetings slim voor
Na een vakantie staan er vaak alweer snel meetings in je agenda. Alleen mis je soms net de context: wat is er besproken, welke documenten zijn gedeeld en wat wordt er van jou verwacht?
Laat Copilot je voorbereiding doen:
Bereid mij voor op mijn meetings van vandaag. Geef per meeting:
Microsoft adviseert zelf ook prompts waarmee je Copilot vraagt om je dag en meetings voor te bereiden, bijvoorbeeld door doelen per meeting overzichtelijk te maken.
Na afloop kun je Copilot opnieuw inzetten:
Vat deze meeting samen en geef de belangrijkste besluiten, actiepunten, eigenaren en deadlines.
Zo voorkom je dat waardevolle informatie uit meetings verdwijnt in losse notities of half gelezen chats.
4. Maak van achterstand een actielijst
Een volle mailbox en drukke agenda voelen al snel als één grote berg werk. Copilot helpt je om die berg op te delen in concrete stappen.
Gebruik deze prompt:
Maak op basis van mijn recente e-mails, Teams-berichten en meetings een actielijst voor deze week. Geef per actie:
Dit maakt je werkdag direct praktischer. Je krijgt geen losse samenvatting, maar een overzicht waarmee je meteen aan de slag kunt.
In jullie eigen Copilot-adoptiemateriaal komt ook naar voren dat Copilot vooral waardevol wordt wanneer je het gebruikt in dagelijkse werkzaamheden, zoals e-mails, meetings, documenten en projecten. Kleine, herhaalbare toepassingen helpen om Copilot echt onderdeel te maken van de werkdag.
5. Gebruik Copilot als schrijfhulp
Na vakantie moet je soms ook weer even in de juiste werktoon komen. Zeker bij klantcommunicatie wil je duidelijk, vriendelijk en professioneel overkomen.
Vraag Copilot bijvoorbeeld:
Schrijf een vriendelijke en professionele reactie op deze e-mail. Houd de toon persoonlijk, duidelijk en behulpzaam. Geef ook aan dat ik na mijn vakantie weer ben aangehaakt en graag meedenk over de vervolgstappen.
Of, als je al een concept hebt:
Maak deze tekst korter, warmer en duidelijker. Zorg dat de boodschap persoonlijk blijft, maar wel concreet aangeeft wat de vervolgstap is.
Copilot in Outlook kan ondersteuning bieden bij het opstellen van berichten en bij coaching op onder andere toon en duidelijkheid.
Laat Copilot daarna direct een plan maken:
Maak hiervan een concreet plan voor morgen met maximaal vijf prioriteiten.
Zo eindig je de dag niet met een hoofd vol losse eindjes, maar met een duidelijke start voor morgen.
7. Maak er een gewoonte van
De kracht van Copilot zit niet in één grote AI-doorbraak, maar in kleine momenten waarop je tijd wint, overzicht krijgt of sneller tot actie komt.
Denk aan:
een lange e-mailthread samenvatten
een meeting voorbereiden
actiepunten uit gesprekken halen
een eerste concepttekst laten maken
een statusupdate opstellen
prioriteiten voor de dag bepalen
In jullie Work Smarter in 30-aanpak wordt ook gewerkt met dagelijkse prompts en concrete scenario’s, zoals “catch up & communicate”, meetings en creëren in apps. [solidpartn...epoint.com], [solidpartn...epoint.com]
Het hoeft dus niet ingewikkeld te zijn. Begin met één prompt per dag. Koppel Copilot aan werk dat je toch al moet doen. Dan wordt AI geen extra taak, maar juist een manier om je werk makkelijker te maken.
5 praktische prompts om direct te gebruiken
Prompt 1: overzicht na vakantie
Ik ben terug van vakantie. Vat de belangrijkste ontwikkelingen van de afgelopen twee weken samen op basis van mijn e-mails, Teams-berichten, meetings en documenten. Geef aan welke acties prioriteit hebben.
Prompt 2: mailbox prioriteren
Welke ongelezen e-mails zijn het meest urgent of belangrijk? Maak een top 10 met een korte toelichting en een voorgestelde vervolgstap.
Prompt 3: Teams bijpraten
Wat heb ik gemist in Teams over [project/klant/team] sinds mijn afwezigheid? Focus op beslissingen, actiepunten en deadlines.
Prompt 4: meetings voorbereiden
Bereid mij voor op mijn meetings van vandaag. Geef per meeting het doel, relevante achtergrondinformatie, openstaande acties en drie slimme vragen.
Prompt 5: dag afsluiten
Vat mijn werkdag samen en maak een prioriteitenlijst voor morgen met maximaal vijf acties.
Waarom dit waardevol is voor je organisatie
Microsoft 365 Copilot helpt medewerkers om sneller informatie te vinden, samen te vatten en om te zetten naar concrete acties. Copilot werkt in de Microsoft 365-apps die veel organisaties dagelijks gebruiken, zoals Outlook, Teams, Word, Excel en PowerPoint.
Voor organisaties betekent dit vooral dat medewerkers minder tijd kwijt zijn aan zoeken, teruglezen en handmatig samenvatten. De meeste winst zit in herkenbare werkmomenten: je inbox bijwerken, meetings voorbereiden, documenten maken en acties opvolgen.
En precies daarom is de periode na de zomervakantie een goed moment om Copilot opnieuw onder de aandacht te brengen. Iedereen herkent de volle mailbox. Iedereen wil weer grip krijgen. En iedereen kan starten met één simpele prompt.
Terug in werkmodus met minder chaos en meer grip
Na je vakantie hoef je niet meteen alles zelf door te ploegen. Copilot helpt je om sneller te zien wat belangrijk is, waar actie nodig is en waar je weer op moet aanhaken.
Begin klein. Kies één prompt. Gebruik Copilot bij iets wat je toch al moest doen.
Zo ga je van volle inbox naar frisse start.
Samen slimmer werken met Copilot?
Microsoft 365 Copilot wordt pas echt waardevol als je weet waar en hoe je het inzet. Wij helpen je om Copilot praktisch te vertalen naar je dagelijkse werk: van mailbox en meetings tot documenten, communicatie en actiepunten.
Wil je weten waar voor jouw organisatie de meeste winst zit?
Neem gerust contact met ons op. We kijken graag met je mee.
